טיפים לייעול נסיעת עסקים לחו"ל

סידור הנושאים הבירוקרטיים מראש

כל נסיעה עסקית לחו"ל מחייבת היערכות בירוקרטית מקדימה. חלק מהנוסעים לחו"ל ידחו את הטיפול בנושא הבירוקרטי עד הרגע האחרון ממש לפני הנסיעה, או שיטפלו בכך כבר ביעד. חשוב להבין, שנושאים בירוקרטיים כגון ביטוח נסיעות לחו"ל, אישור כניסה למדינה מסוימת, סגירת מקום במלון, או מציאת אמצעי תעבורה רלוונטי, יכולים לנגוס נתח גדול מזמן נסיעת העסקים. זמן זה הוא זמן יקר במיוחד, אשר החברה משקיעה כדי שהנוסע יפעל למען האינטרסים שלה. לכן, חשוב מאוד לסדר את כל הנושאים הבירוקרטיים האפשריים מראש. אם רוצים לייעל את התהליך אפילו יותר, כדאי מאוד לשקול ולמנות אחראי על הנושא מעובדי החברה, אשר יפתח עם הזמן מיומנות וידע, שיאפשרו לו לטפל בכלל הנושאים הללו בזמן קצר וביעילות.

יצירת לוח זמנים מהודק ומוקפד יחד עם השותפים העסקיים

קל מאוד לבזבז זמן במהלך נסיעת העסקים על ניסיונות לא מוצלחים לתאם פגישות ברגע האחרון, או על נסיעות ארוכות בתוך העיר בין שותפים עסקיים בגלל פגישות רבות במיקומים שונים. חשוב מאוד להשתדל להימנע מכך. התרבות הישראלית מאפשרת מקום רב לאלתור ולקביעת אירועים ממש ברגע האחרון. תרבויות אחרות, כמו זו האמריקאית למשל, אינן מתורגלות בכך, ואלתורים מעין אלו ייתפסו כזלזול בערכה של הפגישה, או כחובבנות. יצירת סדר הגיוני לפגישות ביעד, ובניית לוח זמנים מהודק ומוקפד, הם חיוניים להצלחת הנסיעה. נסו לרכז את הפגישות כמה שאפשר, אך השאירו לכם זמן להפסקות קצרות בין פגישה לפגישה. בהפסקות אלו לעיתים קרובות מתחילים הדיונים החשובים והפוריים ביותר בכל נסיעת העסקים.

מיפוי הקשרים העסקיים שברצונכם לפתח

אם ברצונכם לבנות תוכנית ביקור יעילה ולוח זמנים מוקפד, עליכם לקבל את ההחלטה אילו מהשותפים אתם מעוניינים לפגוש, וכמה זמן להשקיע בכל אחד מהם. הפגישות אשר נערכות במסגרת נסיעת עסקים לחו"ל, יכולות להיות קריטיות לגורל החברה. לכן, כדאי מאוד להחליט עוד לפני בניית לוח הזמנים, מהן המטרות של נסיעת העסקים, מהם הקשרים אותם ברצונכם לפתח, ומהם הקשרים הזניחים יותר אשר תקדישו להם זמן מצומצם יותר. חלק מנסיעות העסקים יתמקדו ביצירת קשרים עם שותפים חדשים, בניית פלטפורמות לשיתוף פעולה עתידי, ונסיעות אחרות יתמקדו בסגירת פינות עם שותפים עסקיים ותיקים כדי לייעל תהליך עבודה קיים ולהביא אותו לרמה הגבוהה ביותר.

היכרות עם התרבות ומנהגי המקום

ייעול נסיעת עסקים לא נוגע רק לניצול מקסימלי של זמן השהות ביעד. ייעול הנסיעה חייב לכלול גם ניסיון מתמיד לשיפור הסיכוי להצלחת הפגישות, ולהידוק היחסים העסקיים עם השותפים הפוטנציאליים שלכם. כדי לעשות זאת, חשוב מאוד שהאדם הנוסע לחו"ל יכיר היטב את מנהגי המקום. לעיתים, חוסר היכרות עם התרבות המקומית יכול לייצר פגיעה עמוקה ברגשות המארחים, ולהוביל לפגיעה עמוקה באמביציה שלהם להמשיך את הפגישות עם הנציג. כך לדוגמה, כאשר מבצעים עסקים עם שותפים סיניים למשל, חשוב מאוד להיזהר שלא לגעת בראשו של אדם אחר, מאחר ומדובר בפגיעה עמוקה בכבודו, לא לתקוע את שני מקלות האכילה בקערת האורז, מאחר ומדובר בסימן למזל רע, ולהשלים עם העובדה ששחרור גזים נחשב למקובל חברתית.

'בחדרי' גם ברשתות החברתיות - הצטרפו!